Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

· Membrete: Arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.

· Circular N°: Se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.

· Materia/Asunto: Debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.

· Lugar, fecha de emisión.
· De: Indicación de quien envía la circular
· A: Indicación de a quien se envía.
· Cuerpo: El contenido de la misma
· Frase de despedida
· Nombre, apellido y cargo

Constancia

La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podríamos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir.

Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se esta laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.

La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).

La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podríamos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir.

La constancia se utiliza tanto en las instituciones públicas como privadas.

Certificación

1. Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
   Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es así en la realidad y los hechos.
   Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país.
   El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc.
   El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado.
   Facultad para solicitar certificados
   Tienen facultad para pedir la expedición de certificados:
   Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho
   Las personas naturales capaces mayores de 18 años, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan.
   Las autoridades políticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerárquico.
   Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia.
   
   
   Partes de la certificación:
   
   1. Membrete
   2. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
   3. La palabra "certifica"
   4. Texto
   5. Lugar y fecha
   6. Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno)
   7. Pie de página.

Memorando Circular

Memorando

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da

órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y

en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.

Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay

instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el

director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

Facultad para firmar memorandos:

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

Partes del memorando:

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y pos firma
8. "con copia"
9. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:
· Membrete
· Nombre del año
· Referencia
· Sello
· Anexo

Carta bloque

LA CARTA

La carta es un medio de comunicación escrito que un emisor (remitente) envía a su receptor (destinatario).
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
La carta consta de nueve partes:
1. Ciudad y fecha
2. Destinatario: Titulo, Nombre, Cargo, Empresa, Ciudad.
3. Asunto – referencia
4. Saludo
5. Contenido – texto
6. Despedida
7. Nombre del remitente
8. Anexo
9. Copias
Características de la Carta:
· Se escribe de manera personal, 3ª persona
· No dar explicaciones
· Pluralizar o singularizar
· No redundar ni ser cortante
· Precisión, brevedad
· Agradecer
· Solicitud, reclamar, petición
· Enviar documentos
· Excusa
· Presentación
· Requiere respuesta
· En casos oficiales e institucionales (papel membreteado)
· Se puede manejar en la misma empresa
· Cuando es personal al jefe inmediato (papel membreteado)
Carta comercial:
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura:
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento:
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo:
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre:
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.